帳簿・台帳の5年保存：保存する書類と電子での保存

5年間保存する書類の一覧

犬猫を扱う第一種動物取扱業者が保存するものは、個体の帳簿だけではありません。飼養管理の基準を定めた省令（令和3年環境省令第7号。以下「基準省令」）にも、台帳や診断書を5年間保存・保管する決まりがいくつもあります。

環境省の解説書（動物取扱業における犬猫の飼養管理基準の解釈と運用指針）は、個体の診断書は、その個体が販売や死亡で事業所からいなくなった場合も、診断を受けた日から5年間の保存が必要としています。

個体の帳簿は電子で保存できる

施行規則第10条の2第4項は、帳簿の保存を、電磁的方法による記録に係る記録媒体で行うことができるとしています。紙に印刷して保管し直す必要はありません。東京都は、求めに応じて見せられる状態であれば電磁的な方法での保存を認めると案内しています。

一方、基準省令の台帳（繁殖・清掃・巡回など）には、帳簿のような電子保存の条項は置かれていません。台帳を電子で作って保管する場合の扱いは、所轄の自治体に確かめておくと安心です。獣医師が交付した診断書や出生証明書は、獣医師法に基づく書類として受け取ることが想定されており、台帳への記載で代えることはできないと解説書は説明しています。

電子で保存するときに確かめること

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   立入検査の場ですぐ見せられるか

   保健所の職員から求められたときに、画面や印刷で個体ごとの帳簿を示せるようにします。担当者が不在でも開ける手順を決めておきます。

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   5年間読める形で残るか

   保存期間は記載の日から5年間です。機器の買い替えやサービスの解約で読めなくなることがないよう、書き出しの方法を確かめます。

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   取引伝票・検案書も整理されているか

   帳簿の記載事項に関する書類も整理して保存するよう努めることとされています（施行規則第10条の2第5項）。紙のままでも、帳簿のどの個体の書類か分かるようにします。

帳簿を保存しなかった者は、20万円以下の過料の対象です（法第49条第2号）。電子化したことで記録が消えたり読めなくなったりしないよう、書き出したファイルを別の場所にも保管しておくと確実です。